AIでグラフ・データ資料を作る方法、資料作成が楽になった話

結論：グラフ作成の「見た目調整」はAIに任せると速い

結論としては、営業資料に載せる売上推移や比較データのグラフ作成は、AIに数値と目的を伝えるだけである程度の形まで一気に作ってくれます。自分は表計算ソフトでグラフを作ってから色や軸ラベルを手動で調整するのに毎回30分近くかかっていましたが、AIに相談しながら作るようになってからその時間がかなり減りました。この記事では、営業職の自分が実際にAIを使ってグラフ・データ資料を作った流れを紹介します。数字を扱う仕事をしている方であれば、きっと共感してもらえる部分が多いのではないかと思います。

理由：数字は合っていても「伝わるグラフ」になっていなかった

以前の自分は、データさえ正しく入っていればグラフは何でもいいと思っていました。しかし上司から「このグラフ、何を伝えたいのか分からない」と指摘されたことがきっかけで考えを改めました。棒グラフにするべきなのか折れ線にするべきなのか、軸の単位をどう見せるべきなのか、実は迷うポイントが多いのです。特に自分が苦手だったのは、複数の指標を1枚のグラフに詰め込みたくなる癖でした。伝えたいことがぼやけてしまい、結局説明のための口頭補足が増えるという悪循環に陥っていました。

AIに「このデータで伝えたいことは前年比の伸び率です、どんなグラフが適していますか」と聞くと、グラフの種類の提案だけでなく、強調すべき箇所まで一緒に考えてくれます。自分ひとりで悩むより早く、しかも根拠を持って資料を作れるようになりました。何より、なぜそのグラフ形式が適しているのかという理由まで説明してくれるので、次に似たようなデータを扱う時にも自分で判断できる力がついてきた実感があります。

以前は資料作成のたびに、社内で評判の良かった先輩の資料をこっそり参考にして真似るということを繰り返していました。それはそれで学びにはなったのですが、なぜその見せ方が良いのかまでは理解できていなかったように思います。AIに理由を聞きながら作るようになってからは、単に真似るのではなく「なぜこの形が伝わりやすいのか」を自分の言葉で説明できるようになったのが、一番の変化だと感じています。

具体例：実際の資料作成での使い方

1. データの整形をAIに相談する

営業実績のExcelデータをそのままAIに見せて「グラフにする前に整形すべき点はあるか」と聞くと、重複や表記ゆれ、抜けている月のデータなど、自分では見落としていた点を指摘してくれました。グラフを作る前段階でのチェックとして役立っています。月ごとのデータの単位がバラバラになっていたことにも気づかせてもらい、そのまま作っていたら誤解を招くグラフになっていたと思うとひやりとしました。

2. 用途に合ったグラフ形式を提案してもらう

「新規顧客数と既存顧客数の内訳を1枚で見せたい」と伝えると、積み上げ棒グラフが適しているという提案とともに、色分けの考え方まで教えてもらえました。資料の見せ方に自信がなかった自分にとって、根拠のある提案はとても助かりました。同じデータでも見せ方次第で印象が大きく変わることを、この経験から実感しています。

3. 失敗談：情報を詰め込みすぎた資料

最初の頃は「あれもこれも伝えたい」と欲張って、1枚のグラフに指標を詰め込みすぎてしまい、かえって分かりにくい資料になったことがあります。AIに「この資料、情報が多すぎないか」と率直に聞いてみたところ、伝えたい結論を1つに絞ることを提案されました。それ以来、1枚のグラフでは1つのメッセージに絞るよう意識しています。この習慣がついてから、上司からの指摘も明らかに減りました。

4. 過去の資料と比較する時にも使える

グラフ作成に慣れてくると、今回のデータだけでなく過去の資料と並べて見せたい場面も出てきます。AIに「昨年同時期の資料と並べて比較しやすい形にしたい」と伝えると、軸の取り方やスケールを揃えるところまで提案してくれました。以前は過去資料のグラフを開いて手作業で数値を突き合わせていましたが、この手間がなくなったのも地味に大きな変化です。年間を通してデータを蓄積していくタイプの資料ほど、この使い方の恩恵を感じやすいと思います。

注意点

AIが提案してくれるのはあくまで「型」であり、最終的に自社のデータをどう見せるかの判断は自分で行う必要があります。丸投げにせず、たたき台として活用するのがちょうどいい距離感だと感じています。数値の入力ミスがないかの最終チェックも、必ず自分の目で行うようにしています。

まとめ

グラフ作成にAIを取り入れてから、資料作成にかかる時間が減っただけでなく、「なぜこの見せ方が良いのか」を自分で説明できるようになったのも大きな収穫でした。資料まわりの作業をさらに効率化したい方は、NotebookLMで資料そのものを整理する方法も紹介しているので、あわせて読んでみてください。