英語のSlack・チャットで失礼にならない書き方、AIで添削して短く丁寧に伝えた話

こんにちは、ヒロです。英語のSlackやチャットで、「この言い方、失礼じゃないかな」と送信ボタンの前で固まったことはありませんか。

メールなら長く丁寧に書けばなんとかなりますが、チャットは短さが求められます。短いのに失礼にならない、というバランスがとても難しいのです。

自分は海外赴任中、このバランスで何度も失敗しました。今回は、AIで添削しながら身につけた書き方をまとめます。

結論:チャットは「結論を先に・短く・お願いはやわらかく」の3つで足りる

結論から言うと、英語のチャットは、結論を先に書き、短くまとめ、お願いはやわらかい言い方にする、この3つで失礼にはなりません。

メールのような丁寧な書き出しや長い挨拶は、むしろ堅すぎて浮くことがあります。この記事では、その具体的な書き方を紹介します。

依頼の言い回しを、場面で使い分ける

“Can you”でも間違いではありませんが、”Could you”にすると、一段柔らかくなります。迷ったら”Could you”と覚えておくと便利です。

自分がやってしまった失敗談

赴任したてのころ、同僚への依頼を”Please send me the file.”と送ったら、後から「ちょっと命令口調だったよ」と言われたことがあります。

“Please”をつければ丁寧だと思い込んでいたのです。実際には、文の形が命令形だと、どうしても強く聞こえます。

それ以来、”Could you please send me the file?”のように、疑問文に直す癖をつけました。たったそれだけで、返事の雰囲気が明るくなったのを覚えています。

AIで添削してもらう手順

自分が書いた英文を、そのままAIに渡して、「失礼に聞こえないか」「もっと短くできるか」を聞いています。

• まず自分で書く(AIに最初から書かせない)
• AIに「相手は同僚、カジュアルすぎず丁寧すぎず」と状況を伝える
• 直された理由も説明してもらい、次に自分で使えるようにする

理由を聞くことで、同じミスを繰り返さなくなります。添削は、答えをもらう作業ではなく、自分の癖を知る作業だと考えています。

短さと温度感のバランス

チャットでは、返信が一行でも失礼ではありません。”Got it, thanks!”や”Sounds good.”のような短い返事は、むしろ歓迎されます。

一方、断る場面や、相手のミスを指摘する場面は、一言クッションを入れます。”Thanks for flagging this.”のように、まず感謝から入ると、角が立ちにくくなります。

メールの書き方を詳しく知りたい方は、ビジネスメールの英語をAIに添削してもらった記事や英語メールの丁寧な断り方の記事もあわせて読んでみてください。

チャットでの小さなマナーも押さえておく

文章の書き方のほかに、チャット特有のマナーもあります。たとえば、1つの話題は1つのメッセージにまとめる、という点です。

細切れに何通も送ると、通知が何度も鳴って相手の負担になります。自分は、送る前に一度読み返して、1通にまとめられないか確認しています。

時差のある相手には、”No rush.”のように、急ぎではないことを一言添えると親切です。相手の時間を尊重する姿勢は、言葉の丁寧さ以上に伝わります。

よくある疑問

Q:絵文字は使ってもよいですか。

A:親しい同僚との間なら問題ないことが多いです。ただ、会社や相手の雰囲気を見て、最初は控えめにしています。

Q:返信が遅れたときは何と書きますか。

A:”Sorry for the late reply.”と一言添えれば十分です。長い言い訳は必要ありません。

Q:メンションは必ず付けるべきですか。

A:相手に確認してほしい用件なら付けた方が見落とされません。全体共有なら付けなくて大丈夫です。

Q:AIに社内のやり取りを入れても大丈夫ですか。

A:社名や個人名、機密情報は入れず、状況だけを一般化して伝えるのがおすすめです。

Q:敬語のような丁寧さは英語にもありますか。

A:日本語ほど細かくはありませんが、”Could you”や”Would you mind”のような言い方で丁寧さを調整できます。

まとめ

英語のチャットは、結論を先に、短く、お願いはやわらかく、の3つを意識すれば失礼にはなりません。命令形を疑問文に直すだけでも、印象は大きく変わります。

AIには、自分で書いた文を添削してもらい、直された理由まで聞くのがおすすめです。まずは今日の一通から、疑問文に直す練習を始めてみてください。

人と話しながら言い回しを身につけたい方は、上の「おすすめ」の記事も覗いてみてください。