こんにちは、ヒロです。
結論
結論から言うと、自己流のビジネス英語メールには、自分では気づけない失礼な言い回しや不自然な表現が驚くほど多く含まれていました。AIに添削してもらって初めてそれに気づき、以来メールを送る前に必ずAIチェックを挟む習慣がつきました。この記事では、実際に指摘された恥ずかしい間違いと、その後の改善方法を紹介します。
理由
自分は海外赴任の経験があるので、英語のビジネスメールにはそれなりに自信を持っていました。ただ振り返ってみると、その自信は「意味が通じればいい」という基準に基づいたもので、丁寧さや相手との関係性に配慮した言い回しまでは意識できていなかったんです。日本語のメールであれば無意識に敬語や柔らかい言い回しを選べるのに、英語になると直訳的な表現に頼りがちで、結果として意図せず高圧的な印象を与えるメールを送っていたことに、ある出来事をきっかけに気づかされました。
具体例
きっかけは、取引先への納期確認メールでした。自分は「Please tell me when you will finish this.」という文をそのまま送っていました。日本語で考えると「いつ終わるか教えてください」という普通の確認のつもりだったのですが、試しにChatGPTに「このメール、ビジネスの取引先に送る文面として自然か、失礼な印象を与える表現がないかチェックして」と頼んだところ、この文は命令口調に近く、相手によっては急かされている、あるいは詰問されていると感じる可能性がある、という指摘を受けました。代わりに「Could you kindly let me know the expected completion date when you have a moment?」のような、クッション言葉を入れた言い回しを提案されて、自分の英語感覚がいかにビジネスの機微からずれていたかを痛感しました。
それ以来、重要なメールを送る前には必ずAIにチェックしてもらう習慣をつけています。特に役立っているのが、「この文面のトーンは、初対面の取引先に送るには丁寧すぎるか、逆にフランクすぎるか」という観点でのチェックです。人間関係の距離感によって適切な丁寧さのレベルが変わるという、教科書の例文だけでは学びにくい感覚を、具体的な文面に対して指摘してもらえるのがありがたいところです。さらに、alevaの模擬電話レッスンで、メールで使ったフレーズを実際の電話や会話の場面でも使えるように練習しておくと、書き言葉と話し言葉の両方で自然な丁寧さが身についてきた実感があります。今では海外赴任経験があるという自信に頼らず、AIのチェックを挟むことを徹底するようになり、取引先とのやり取りで誤解が生まれることが明らかに減りました。
もう一つ恥ずかしい間違いとして指摘されたのが、社内向けのカジュアルなノリのまま社外の取引先にメールを送ってしまっていたことです。「Thanks a lot!」のような感嘆符つきの砕けた表現を、初対面に近い取引先に何度か使っていたのですが、AIに「この文面、フォーマルさは十分か」と確認したところ、親しい同僚向けの表現としては自然でも、ビジネスの初期段階の相手には距離感が近すぎる可能性がある、と指摘されました。日本語で言えば「ありがとうございます!」と「誠にありがとうございます」くらいの差があるのに、英語だとその違いを感覚的に判断できていなかったんです。今では、メールを送る相手との関係性(初対面か、何度もやり取りしている相手か)をAIに伝えた上でトーンをチェックしてもらうようにしていて、この一手間のおかげで、以前より自信を持ってメールを送れるようになりました。
この習慣がついてから、同じ失敗を繰り返さないためにも、この習慣は今後も続けていくつもりです。部下が書いたメールをチェックする立場になったときにも役立っています。以前なら感覚的に「なんとなく違和感がある」としか指摘できなかったところを、AIに一緒にチェックしてもらいながら「ここはクッション言葉が足りない」と具体的に説明できるようになり、部下の英語メールの質も少しずつ上がってきているのを感じています。
まとめ
英語で意味が通じることと、ビジネスの場にふさわしい丁寧さで伝わることは、まったく別のスキルだと痛感しました。AIに添削してもらう習慣は、自分の思い込みに気づく機会をくれる貴重な仕組みだと感じています。英語のフレーズを実践の場でアウトプットする練習方法に興味がある方は、alevaのレビュー記事も参考にしてみてください。メールという書き言葉だからこそ気づけた自分の英語の癖は、話し言葉にも同じように潜んでいるはずだと考え、今後も油断せずAIのチェックを続けていくつもりです。
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