名刺交換後のお礼メールをAIで3分で作る方法、営業職の自分が試した話

こんにちは、ヒロです。展示会や商談のあとに名刺が数枚たまると、お礼メールを書くのが一気に億劫になりませんか。

自分は営業職なので、名刺交換のあとのお礼メールは欠かせません。でも1通ずつ丁寧に書くと、1日の終わりに30分以上かかってしまう日もありました。

そこでAIに下書きを任せる形に変えたところ、1通あたり3分前後で送れるようになりました。この記事では、その型と注意点をまとめます。

結論:お礼メールは「型」をAIに渡せば3分で下書きができる

結論から言うと、お礼メールはゼロから書かせるより、自分が決めた型を渡して穴埋めさせるのが一番早くて失敗しません。

この記事でわかるのは、お礼メールに入れる4つの要素、AIへの頼み方、そして送る前に必ず確認したい点です。

自分が毎回入れているのは、次の4つです。この4つがあれば、短くても失礼にならず、相手の記憶にも残りやすいと感じています。

特に大事なのは「会話の一点」です。ここがないと、誰に送っても同じ文面になってしまいます。AIが書けない部分だからこそ、自分で必ず足します。

AIには、相手の名前や会社名をそのまま入れず、役割と状況だけを渡す形にしています。個人情報を入れないためです。

この4行を渡すと、件名3案と本文の下書きが返ってきます。そこへ会話の一点を自分の言葉で足して、名前と署名を入れれば完成です。

ここで大事なのは、AIの文面をそのまま送らないことです。1か所でも自分の言葉を混ぜると、読んだ相手の受け取り方がまるで変わります。

最初のうちは、返ってきた文面をほとんどそのまま送っていました。すると、先方からの返事が「お世話になっております」だけの素っ気ないもので、あまり響いていないなと感じたのです。

もう一つの失敗は、商談の具体的な数字を入力してしまいそうになったことです。顧客の社名や金額などはAIに入れない、と決めてからは安心して使えています。

AIに社外秘の情報を渡さない習慣は、会社のルールにも関わるので、使う前に必ず確認してください。営業で断られた後のフォローメールをAIに書かせた話でも、同じ点に触れています。

お礼メールは、名刺交換の当日か翌営業日の午前中までに送るのが自分のルールです。時間がたつほど、相手の記憶は薄れます。

送ったあとは、名刺の整理も一緒にやっておくと後が楽です。AIで名刺管理・人脈管理を効率化する方法では、交換した名刺を整理する流れをまとめています。

疲れている夕方に無理に書かず、朝のうちにAIで下書きだけ作っておく日もあります。それだけで、気持ちがだいぶ軽くなります。

お礼メールが苦手な人の多くは、文章力がないのではなく、「どこまで丁寧に書けば足りるのか」の加減がわからないだけだと思います。自分も長いこと、そうでした。

AIは、この加減を一瞬で何パターンも見せてくれます。堅め、標準、柔らかめの3つを並べて、今回の相手にはどれが合うかを選ぶだけなので、迷う時間が一気に減りました。

ただし、選ぶ目は自分にしかありません。相手の業界や、その日の会話の空気を知っているのは自分だけです。AIは下書きの職人、最後の判断は自分、と役割を分けると、気持ちよく使えます。

夕方に疲れた頭でゼロから書くより、AIの下書きを直す方が、ずっと負担が軽いです。翌日の朝イチに送る予約送信にしておけば、先方の受信箱にも整った状態で届きます。

Q:お礼メールは何文字くらいが適切ですか。

A:200〜300字ほどが読みやすいと感じています。長いと読まれないので、要点を3つに絞ります。

Q:AIの文面はそのまま送って大丈夫ですか。

A:おすすめしません。会話の一点と署名は自分で入れて、声に出して読んで違和感がないか確認してください。

Q:名刺の写真をAIに読み込ませてもよいですか。

A:相手の個人情報が含まれるため、会社のルールを確認してからにしましょう。自分は文面づくりにだけ使っています。

Q:英語の名刺交換でも使えますか。

A:使えます。英文のお礼メールは丁寧さの加減が難しいので、AIに下書きを頼んで、最後は自分の言葉に直しています。

🛒 この記事を読んだ方におすすめ

名刺交換後のお礼メールは、4つの要素の型をAIに渡すと、3分ほどで下書きができます。ただし会話の一点だけは、必ず自分の言葉で足してください。

自分はこの型にしてから、夕方の事務作業がかなり楽になりました。まずは次の名刺交換のあとに、1通だけ試してみてください。

うまく回り始めたら、複数のAIを一つの画面で使える仕組みもあります。気になる方は上の「おすすめ」の記事も覗いてみてください。