こんにちは、ヒロです。
営業職を長くやっていますが、以前の自分の提案書は文字だらけで、上司にも「結局何が言いたいの」と言われていました。
AIに図解づくりを頼むようになってから、資料の伝わり方が明らかに変わりました。
結論:AIに頼むだけで図解のたたき台ができる
結論として、文章を図解にするのにデザインの知識は必要ありませんでした。
AIに文章を渡して「比較表にして」「フロー図にして」と指示するだけで、たたき台が数十秒でできます。
そこから自分で微調整すれば、十分に使える資料が完成します。
理由:人は文章より図のほうが早く理解できる
同じ内容でも、文章で読むより図で見たほうが理解のスピードが速いと言われています。
とはいえ、営業職が自分でゼロから図を作るのは時間もセンスも必要で、正直ハードルが高い作業です。
AIを使えば、比較表・フロー図・ピラミッド図といった型を、指示するだけで作ってもらえます。
自分でイチから配置や色を考える必要が無いのが、一番楽なポイントでした。
具体例:提案書の反応が変わった話
以前の自分は、伝えたいことを全部文章で書き連ねる癖がありました。
結果として、読み手にとっては「情報は多いが要点がわからない」資料になっていました。
ある提案で、競合との違いを文章ではなくAIに比較表として作ってもらい差し替えてみました。
提出した相手の反応が明らかに変わり、前のめりに話を聞いてもらえるようになったのです。
コツは、いきなり文章をそのまま渡すのではなく、先に要点を箇条書きにしてから頼むことでした。
箇条書きにする段階で自分の頭も整理されるので、二重の効果がありました。
資料作りに使う時間が減った分、お客様との会話に時間を使えるようになったのも大きな変化です。
プロンプトの工夫
- 先に要点を箇条書きで渡す
- 「表」「フロー図」「ピラミッド図」など型を指定する
- 出てきた案をそのまま使わず、自分の言葉に微調整する
応用:社内会議の資料でも同じ効果があった
この方法は営業先向けの提案書だけでなく、社内会議の資料でも役立ちました。
週次の進捗報告を文章でまとめていたときは、上司から「結局どこが遅れているのか」と毎回聞き返されていました。
AIにスケジュールの文章を渡してガントチャート風の図解にしてもらったところ、一目で遅れている工程がわかるようになりました。
質問される回数が減った分、会議自体の時間も短縮できたのは嬉しい誤算でした。
図の型ごとの向き不向き
- 比較表:複数の選択肢のメリット・デメリットを並べたいとき
- フロー図:手順や工程の流れを説明したいとき
- ピラミッド図:優先順位や重要度の階層を示したいとき
最初はどの型を選べばいいか迷いましたが、AIに「内容に合う図の型を提案して」と聞くだけでも候補を出してくれます。
失敗した頼み方
慣れないうちは、長い文章をそのままAIに渡して「図解にして」とだけ頼んでいました。
結果として、情報が詰め込まれすぎた読みにくい図が返ってくることが多かったです。
要点を3〜5個に絞ってから頼むようにしてから、シンプルで伝わりやすい図が出てくるようになりました。
お客様先での見せ方も変わった
紙の資料だけでなく、タブレットで図解を見せながら説明するようにしたところ、その場で質問が出やすくなりました。
文字だらけの資料だと、お客様は最後まで黙って読んでから質問することが多かったのですが、図があると途中で「ここはどういう意味ですか」と気軽に聞いてもらえるようになったのです。
会話が生まれること自体が、商談の温度感を上げるのに役立っていると感じています。
持ち帰って検討してもらう際も、図解が入っている資料のほうが社内で説明しやすいと言われたことが何度かありました。
よくある疑問
Q. 図解を作るのにデザインの勉強は必要ですか?
A. AIが型を作ってくれるので、細かい配色やレイアウトの知識は不要です。要点を整理する力のほうが重要です。
Q. 複雑な内容でもうまく図解にできますか?
A. 情報が多すぎる場合は、先に要点を絞ってから頼むとうまくいきやすいです。
Q. 無料のAIでもここまでできますか?
A. 無料版でも簡単な図解は十分作れます。より複雑な資料を頻繁に作る場合は、複数のAIを使い分けられる有料サービスも選択肢になります。
Q. 図解にした後の修正は自分でやるのですか?
A. AIが作った案を土台にして、細かい言葉づかいや強調したい部分は自分で調整しています。ゼロから作るより圧倒的に時間が短縮できます。
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まとめ:図解はセンスではなく型で作れる
資料作りが苦手だと思っていましたが、実際に足りなかったのはセンスではなく型でした。
AIに型を作ってもらい、自分は中身の精度を上げることに集中する。この分担がうまくいく秘訣だと感じています。
1つのAIの提案だけで満足せず、複数のAIで比較してみると、さらに仕上がりの幅が広がります。