こんにちは、ヒロです。出社して机に座った途端、やることが多すぎて何から手をつけるか固まったことはありませんか。
自分は営業職なので、朝から電話やメールが飛び込んできます。優先順位を決めないまま動くと、夕方に「一番大事なことが終わっていない」と青ざめることがありました。
そこで、朝の3分でAIに優先順位を整理してもらう習慣を始めました。方法を紹介します。
結論:優先順位は「3つに絞る」ことをAIに手伝ってもらう
結論から言うと、朝の3分で、その日の最優先を3つに絞るだけで、一日の動きがぐっと変わります。
この記事では、書き出し方、AIの使い方、そして任せすぎないコツを紹介します。
優先順位を決めないと起きること
決めないまま動くと、目の前のメールや電話に振り回されます。急ぎに見えるものばかり片づけて、大事な仕事が後回しになるのです。
自分は一度、提案書の提出を忘れかけて、夕方に慌てて作ったことがあります。そのときの冷や汗は忘れられません。
朝3分の手順
手順は3ステップです。タイマーを3分にして始めます。
| ステップ | やること | 時間 |
|---|---|---|
| 1 | 今日やることを、思いつくまま全部書き出す | 1分 |
| 2 | AIに優先順位の案を出してもらう | 1分 |
| 3 | 自分で最優先の3つを決める | 1分 |
書き出しのときは、完璧を目指しません。単語だけのメモでも十分です。
AIへの頼み方
書き出したタスクを、箇条書きでAIに渡します。社名や金額は入れず、「A社の提案」のように置き換えます。
- 頼むこと:締め切りと影響の大きさを考えて、優先順位の案を
- 条件:最優先は3つまで
- 追加:午前と午後に分けて並べてほしい
返ってきた案を見て、「たしかに、これが先だ」と思えるかどうかを自分で判断します。AIは案を出す係で、決めるのは自分です。
失敗談と、続けるコツ
最初のころは、AIの出した順番をそのまま信じてしまいました。ところが、AIは私の「今日の体調」や「相手の機嫌」は知りません。
案をそのまま採用せず、必ず自分の感覚で調整する。これを守るようになってから、うまく回り始めました。
一週間の振り返りとセットにすると、より効果的です。「とりあえずChatGPTに聞いてみる」が習慣になった話や、営業マンがChatGPTを仕事で使いこなす方法も参考になります。
優先順位をつける3つの基準
AIに頼むとき、判断の基準を伝えておくと、案の質が上がります。自分は次の3つを使っています。
- 期限:今日中か、今週中か
- 影響:やらないと誰が困るか
- 手間:15分で終わるか、半日かかるか
この3つを軸にすると、「急ぎだけれど重要ではない」ものと、「急ぎではないが重要」なものが分けやすくなります。
15分で終わるものは先にやる
優先順位が決まったら、15分以内で終わるタスクを最初に片づけています。小さな達成感が、午前の勢いをつけてくれるからです。
大きな仕事は、午前の集中できる時間に回します。電話やメールが増える午後は、細切れの作業に充てます。
自分の一日のリズムに合わせて、AIにも「午前は集中、午後は細切れ」と条件を伝えると、現実的な案が返ってきます。
夕方に1分だけ振り返る
一日の終わりに、朝決めた3つのうち、何が終わったかを1分だけ確認します。終わらなかったものは、翌朝の書き出しに回します。
この1分で、「今日もやり切った」という実感が持てます。習慣として、とても気に入っています。
忙しい朝の裏ワザ
時間がない朝は、書き出しを1分に縮めて、AIへの依頼は「最優先を3つだけ教えて」の一文にします。
それでも、何もしないよりずっと動きやすくなります。完璧にやろうとせず、短縮版を持っておくと、習慣が途切れにくくなります。
自分は、これを「ミニ版」と呼んで、本当にバタバタした日だけ使っています。続けることを最優先に、柔軟にやり方を変えてください。
よくある疑問
Q:毎朝やらないと意味がないですか。
A:毎日でなくても大丈夫です。忙しい日の朝こそ、3分だけ試してみてください。
Q:手書きでもできますか。
A:できます。書き出しは手書きで、AIへの入力だけ打つ、という方法もあります。
Q:AIが出した順番に納得できないときは。
A:自分の感覚を優先してください。理由を考えること自体が、整理になります。
Q:急な依頼が入ったらどうしますか。
A:その時点で、もう一度3分だけ見直します。優先順位は、状況で変わるものです。
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まとめ
朝3分の書き出しとAIの案で、最優先の3つを決める。それだけで、一日の焦りがかなり減りました。
判断は自分でする。AIは案を出す係と割り切ることが、続けるコツです。
まずは明日の朝、3分だけタイマーをかけて試してみてください。