Doraverseで会議のスケジュール調整を効率化、営業職の自分が試した話

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こんにちは、ヒロです。

結論:Doraverseに候補日整理を任せると、会議調整の負担がかなり減る

会議のスケジュール調整は、条件を整理してAIに任せるだけで驚くほど楽になります。自分はDoraverseに候補日の洗い出しと文面の下書きをまとめて任せています。

複数のAIを使い分けなくても1つのサービスで完結する点が、忙しい平日には特にありがたいと感じています。今回はその使い方と正直な感想をまとめます。

特に外部の取引先が絡む会議は、文面ひとつで印象が変わるので気を遣います。候補日整理と文面作成を同じ流れでできると、この気疲れも減ることに気づきました。

会議調整をAI任せにできないと思っていた理由

以前はChatGPTに候補日を整理させ、文面は別のツールで作り、送信前にまた自分で確認する、という具合に工程がバラバラでした。

ツールを切り替えるたびに条件を伝え直す手間が発生し、結局「自分でやった方が早い」と感じることも多かったです。効率化のはずが二度手間になっていました。

この非効率さを解消したくて、候補日整理から文面作成まで一気通貫でできるDoraverseを試してみることにしました。

導入前は「結局また新しいツールを覚える手間が増えるだけでは」と半信半疑でした。実際に触ってみると、チャット画面で条件を伝えるだけなので学習コストはほとんどかかりませんでした。

実際にDoraverseで会議調整をやってみた

Doraverseのチャット画面に「参加者3名、平日午後、60分、来週中」と条件を入力すると、候補日を一覧で出してくれます。同じ画面のまま文面作成に移れるのが便利でした。

候補日を提示するメール文面も、丁寧さの度合いを指定するだけで自然な形に整えてくれます。相手が社外か社内かで文体を変える指示にもきちんと対応してくれました。

AIで会議のスケジュール調整を効率化する方法で紹介した手作業の調整と比べると、往復の回数がはっきり減ったことを実感しています。候補日を出す作業自体に悩む時間がなくなったのが一番の変化です。

資料作成に関してはDoraverseで名刺管理・人脈管理を効率化する方法でも同じツールの使い方を紹介しているので、営業事務まわりの効率化をまとめて見たい方はあわせてどうぞ。

候補が合わなかった相手への再提案文も、丁寧さのトーンを指定するだけで違和感のない文章に整えてくれます。断りの文面を考える気まずさが減ったのも地味に助かっています。

調整以外にも活用が広がった場面

会議調整で使い始めてから、社内向けの日程アンケート文面や、リスケ依頼の文面作成にもDoraverseを使うようになりました。一度型を覚えると応用が利きやすいと感じます。

出張の日程調整でも、移動時間や前泊の必要性まで条件に含めて候補を出してもらえるので、地味に助かる場面が多いです。

使ってみて感じた注意点

候補日の条件を曖昧に伝えると、休憩時間にかぶる候補が出てくることもありました。「移動時間を30分空ける」のように、暗黙の前提までしっかり言語化する必要があります。

また、相手の実際の空き時間まではDoraverseにはわかりません。あくまで自分側の候補整理を助けてくれるツールとして使うのが実態に合っていると感じます。

それでも、ゼロから候補日を考える手間がなくなっただけで、会議調整にかかる心理的な負担はかなり軽くなりました。

Doraverseでの会議調整でよくある疑問

Q. 無料プランでも会議調整に使える?

A. 簡単な候補日整理程度であれば無料プランでも十分試せます。頻度が高い場合は有料プランの方が快適です。

Q. スマホからでも使える?

A. ブラウザ経由でスマホからも利用できるので、移動中に候補日を確認して返信することもできます。

Q. 英語でのやり取りにも対応できる?

A. 条件を英語で伝えれば英語の文面も作成できます。海外拠点とのやり取りがある人には特に便利だと思います。

Q. 会議の議事録作成にも使える?

A. 音声入力の内容を要約する機能もあるので、調整から議事録まで同じサービス内で完結させることができます。

まとめ

会議のスケジュール調整は、条件を明確にしてAIに任せるだけで負担が大きく減ります。Doraverseなら候補日整理と文面作成を1つの画面で完結できるのが大きな利点です。

会議調整に消耗している人は、まず候補日整理だけでも試してみることをおすすめします。思っている以上に手間が減るはずです。

1つのサービスで完結する分、覚えることも少なくて済みます。ツールの使い分けに疲れている人にこそ、一度試してみてほしいと感じています。