こんにちは、ヒロです。
AIで仕事を効率化するなら、まず「文章まわりの作業」から始めるのが一番の近道です。メール、議事録、資料の下書きは、AIがもっとも力を発揮しやすい分野だからです。
この記事では、営業職の私が実際に使っている10の活用法と、会社員が気をつけたい情報の線引きをまとめました。難しい設定は要りません。
なぜ今、AIで仕事を効率化したいのか
営業の仕事は、メール・見積もり・資料づくりなど、定型の文章作業がとにかく多いです。ひとつひとつは小さくても、合わせると1日で相当な時間になります。
AIに任せるようになってから、私の体感では、定型の文章作業にかけていた時間が1日あたり30分ほど減りました。その分を、お客様への電話や提案の中身を考える時間に回せています。
AIで効率化できる仕事10選
私が日常で使っている順に、10個並べました。時間は私の体感で、仕事の内容や慣れによって変わります。
| # | 仕事 | AIでやること | かかる時間の体感 |
|---|---|---|---|
| ① | メールの下書き | 要点を伝えて、丁寧な文面を作ってもらう | 10分→3分 |
| ② | 会議メモの要約 | メモを貼って、要点と次のアクションを抽出する | 30分→10分 |
| ③ | 英語資料の要約・翻訳 | 長い英語のPDFを日本語で要約してもらう | 1時間→15分 |
| ④ | 提案書の構成づくり | ゴールと相手を伝えて、見出し案を出してもらう | 60分→20分 |
| ⑤ | Excelの関数・マクロの相談 | やりたいことを日本語で伝えて、式を教えてもらう | 検索30分→5分 |
| ⑥ | 市場や競合のリサーチ | 出典つきで調べて、要点を整理する | 40分→15分 |
| ⑦ | 社内告知・SNS投稿の文面 | 伝えたいことを渡して、数パターン作る | 15分→5分 |
| ⑧ | 1日のタスク整理 | やることを並べて、優先順位をつけてもらう | 15分→5分 |
| ⑨ | 英語・資格の勉強の練習相手 | 会話練習や、間違いの解説をしてもらう | 毎日の隙間時間 |
| ⑩ | 企画のたたき台づくり | アイデアを10個出してもらい、選ぶ | 45分→15分 |
特に効果が大きかった3つの活用法
① メールの下書きを30秒で作る
「取引先に納期の延期をお願いするメールを、丁寧だけど簡潔に」と伝えるだけで、下書きが出てきます。事実(日付・理由・お願いしたいこと)を先に渡すのがコツです。
そのまま送らず、必ず自分の言葉を1〜2文足してください。これを怠って、痛い目に遭った話は後ほど書きます。
② 会議メモの要約を自動で作る
会議の走り書きメモをそのまま貼って、「要点・決まったこと・次のアクションを分けて」と頼みます。議事録づくりの時間が大きく減りました。
文字起こしのツールと組み合わせると、さらに楽になります。無料の文字起こしツールを試した話は、無料のAI文字起こしツールを実際に使ってみた感想にまとめています。
③ 英語の資料を日本語で要約する
海外の取引先から届く英語のPDFは、読むだけで一苦労です。長い文章を貼って「要点を5つに、日本語で」と頼むと、全体像をつかむまでが一気に早くなります。
大事な契約書や数字は、要約だけに頼らず、必ず原文で確認してください。要約は「全体像をつかむ道具」と割り切るのが安全です。
④〜⑩ そのほかの活用法
- ④提案書：「相手は製造業の部長、ゴールは来月の見積もり依頼」と伝えて、見出し案を出してもらう
- ⑤Excel：「A列の日付から月だけを取り出したい」のように、やりたいことを日本語のまま相談する
- ⑥リサーチ：出典つきで調べられるAIを使い、リンクを開いて裏取りする
- ⑦社内告知：伝えたい内容を渡し、固い版とやわらかい版の2パターンを作ってもらう
- ⑧タスク整理：やることを箇条書きで渡し、「緊急度と重要度で並べて」と頼む
- ⑨英語学習：毎朝5分、英語で今日の予定を話して添削してもらう
- ⑩企画：アイデアを10個出してもらい、1つ選んで深掘りする
⑥のリサーチは、出典を確認しやすいAIが向いています。私の使い方はPerplexity AIを3ヶ月使った感想に書きました。
AIに入れていい情報・入れてはいけない情報
効率化の前に、これだけは守ってください。会社員がAIを使うときの最大のリスクは、情報の漏えいです。
| 入れていいもの | 入れてはいけないもの |
|---|---|
| 一般的な文章の下書き依頼・公開済みの情報 | 取引先の名前・社内の未公表の数字・顧客の個人情報 |
| 自分の勉強用の質問・語学の練習 | パスワード・契約書の全文・人事に関する情報 |
会社のルールで生成AIの使い方が決まっている場合は、そちらが最優先です。入力した内容をAIの学習に使わせない設定については、AIに学習させない設定の手順にまとめています。
私の失敗談：AIの文章をそのまま送ってしまった
導入して間もないころ、AIが作ったメールを、ほぼそのまま取引先に送ったことがあります。後日「ちょっと定型っぽいね」と、やんわり言われました。
それ以来、送る前に必ず自分の一文を足しています。「先日の打ち合わせ、ありがとうございました」の後に、その日の会話で印象に残った一言を入れるだけです。AIは下書き係、仕上げは自分。この役割分担がしっくりきています。
続けるコツ：1つの業務から始める
一気に全部を変えようとすると、たいてい続きません。私はまず「メールの下書き」だけから始めて、慣れたら議事録、英語資料の順に広げました。
小さな成功体験を同僚に共有したら、チーム全体の作業時間も短くなりました。効果を実感するまでには1ヶ月ほどかかるので、焦らず続けてみてください。
よくある質問
どのAIツールから始めるのがいいですか？
まずは汎用性が高いChatGPTから始めるのがおすすめです。使い方の基本はChatGPTの使い方(初心者向け)でまとめています。
無料でも使えますか？
無料プランから試せるツールが多く、メールの下書きや要約なら無料でも十分です。毎日長時間使うようになってから、有料プランを考えれば遅くありません。
会社でAIの利用が禁止されている場合はどうすればいいですか？
会社のルールを優先してください。許可されている範囲で、公開情報を使った調べものや個人の勉強から始める方法があります。営業での使い方は営業マンがChatGPTを仕事で使いこなす方法も参考になります。
まとめ：小さく始めて、仕上げは自分の言葉で
- 効率化は、メール・議事録・資料づくりなど文章まわりから始める
- 入れてはいけない情報の線引きを、最初に決めておく
- AIは下書き係、最後の仕上げは自分の言葉で
- 1つの業務で成功してから、対象を広げる
AIは、上手に使えば毎日の「めんどう」を確実に減らしてくれます。まずは今日、1通のメールの下書きをAIに頼んでみてください。