英語の日程調整メールと時差の伝え方、海外とのオンライン会議の時間を決めるコツ

こんにちは、ヒロです。海外の相手との会議の日程調整は、内容より時間を決めるやり取りの方が長引くことがありますよね。

自分は、時差を勘違いして、相手が真夜中のつもりで提案した時間に、先方が待っていたという失敗をしたことがあります。幸い笑って許してもらえましたが、冷や汗が出ました。

この記事では、日程調整メールの型と、時差の伝え方をまとめました。どちらも、先に型を決めておけば迷いません。

結論:時間は「自分の時間帯＋相手の時間帯」を並べて書くのが一番安全

結論から言うと、日程調整のメールでは、日本時間と相手の現地時間の両方を必ず書きます。これだけで、勘違いの大半は防げます。

この記事でわかるのは、候補日の出し方、時差の書き方、リスケ依頼の言い方の3つです。

候補日を出すときの型

まずは、候補を2〜3個出すのが基本です。相手が選ぶだけにすると、往復のメールが一気に減ります。

時間の書き方は、「日本時間(JST)＋相手の現地時間」を同じ行に並べるのがコツです。相手が頭の中で計算する必要がなくなり、親切にもなります。

ここ、ちょっとした気遣いですが、効果は大きいです。海外の相手から、「わかりやすい」と返信が来たのは、自分にとって小さな成功体験でした。

時差の計算で自分がやってしまった失敗

失敗は、夏時間でした。国によっては季節で時差が変わるのに、冬の感覚のまま計算してしまったのです。

以来、日程を決めるときは、時差の計算を自分の頭ではやらず、世界時計のサイトなど確かめられる手段で見るようにしています。

AIに時差を計算させる場合も同じです。結果を鵜呑みにせず、日付と時刻を別の方法で一度確かめると、安心して使えます。

リスケ（日程変更）をお願いするとき

予定が変わったときは、理由を長く書かないのがコツです。謝罪を一言、新しい候補を添える。これだけで十分です。

• I'm afraid I need to reschedule our meeting.(日程を変更させてください)
• I apologize for the inconvenience.(ご迷惑をおかけします)
• Would Thursday at the same time work for you?(木曜の同じ時間はいかがでしょうか)

自分の場合は、直前の変更でも、候補を最初から添えると、先方の返事が早く返ってくる印象でした。

AIに文面を整えてもらうときのコツ

候補日と時間は、自分で決めたものを渡して、文面だけを整えてもらいます。AIに「いい感じの日程」を作らせてはいけません。

「候補日はこの3つ、文面は丁寧すぎない自然な英語で、時間は書き換えないで」と指示すると、余計な修正が入りません。

返信が来ないときのフォローの一言

日程の候補を送っても、返事が来ないことがあります。相手が忙しいだけの場合がほとんどなので、焦らなくて大丈夫です。

2〜3営業日たったら、「Just a quick follow-up on my previous email.」のように、短く確認する一通を送ります。催促の色を出さないのがコツです。

自分の場合は、再送時に候補日を1つだけ変えて添えると、返事がもらえることが多いです。選ぶ手間がさらに小さくなるからだと思っています。

よくある疑問

Q:JSTとは何ですか。

A:Japan Standard Time、日本標準時の略です。相手にも通じる表記なので、日本時間を書くときはJSTを添えるのが便利です。

Q:相手の現地時間がわからないときはどうしますか。

A:「What time zone are you in?」と先に尋ねてかまいません。聞いてから時間を決める方が、結局は早く終わります。

Q:午前・午後の書き方で気をつけることはありますか。

A:a.m.・p.m.を必ず添えるのが安全です。24時間表記で書く方法もありますが、相手の習慣に合わせて選んでください。

Q:会議のリマインドも英語で送った方がいいですか。

A:前日に一言あると喜ばれます。「Looking forward to our meeting tomorrow at 10:00 a.m. JST.」のような短い文で十分です。

まとめ

日程調整メールは、日本時間と相手の現地時間を並べて書くことで、勘違いが大きく減ります。候補は2〜3個出し、リスケは短く謝って新しい候補を添えるのがコツです。

時差の計算は頭でやらず、必ず別の方法で確かめましょう。AIにも数字は作らせず、文面だけを任せるのが安全です。

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