こんにちは、ヒロです。初めての商談の前日、相手の会社のことをどこまで調べておけばいいのか、迷ったことはありませんか。
自分は営業職なので、商談前のリサーチは欠かせません。でも、会社概要、ニュース、決算資料と見ていくと、気づけば1時間以上かかっている日もありました。
AIに要約を手伝ってもらうようにしてから、これが15分前後に収まるようになりました。ただし、AIの間違いを防ぐための確認が必須です。その手順を書きます。
結論:AIは「要約と質問づくり」に使い、事実の確認は自分でやる
結論から言うと、AIに任せるのは、公開されている資料の要約と、商談で聞く質問の下書きまでです。数字や固有名詞は、必ず元の資料で自分が確かめます。
この記事でわかるのは、15分の進め方、AIへの頼み方、間違いを見抜く確認のしかたです。
15分の進め方はこの3ステップ
時間を区切ると、調べすぎを防げます。自分は、タイマーを15分にセットして始めています。
| ステップ | 時間 | やること |
|---|---|---|
| 1 資料集め | 5分 | 公式サイトの会社概要、直近のお知らせ、決算の概要を開く |
| 2 要約 | 5分 | 公開資料の文章をAIに要約してもらう |
| 3 質問づくり | 5分 | 商談で聞く質問を5つ下書きしてもらう |
大事なのは、元の資料を自分で開くことです。AIに「この会社について教えて」と丸投げすると、実在しない情報が混ざる場合があります。
ここは何度か痛い目にあいました。もっともらしい説明が返ってきても、元の資料に書かれていないことがあるのです。
AIへの頼み方と、質問の作り方
要約を頼むときは、貼り付けた文章だけを元にするよう、条件をつけます。
- 「次の文章だけを根拠に、事業内容と最近の動きを5行で要約してください」
- 「文章に書かれていないことは、わからないと答えてください」
- 「この内容をふまえて、営業として聞きたい質問を5つ提案してください」
「書かれていないことはわからないと答えて」という一文は、間違いを減らす大きな助けになります。入れるかどうかで、答えの信頼感がまるで違います。
質問の下書きが出たら、そのまま使わず、自分の言葉に直します。借り物の質問は、相手にも伝わってしまうからです。
AIの間違いを見抜く確認のしかた
- 数字(売上・従業員数・日付)は、元の資料で一つずつ見る
- 会社名・製品名・人名の表記を、公式サイトと照らす
- 「最近の動き」は、公開日が新しいかを確かめる
自分は一度、AIが出した事業の説明に、古い情報が混じっていたことがあります。確認していなかったら、商談で恥をかくところでした。
社外秘の情報や、取引先からいただいた非公開の資料は、AIに入れません。使うのは、誰でも見られる公開情報だけに限ります。
商談で効いた質問の例
リサーチを元にした質問は、「御社のプレスリリースで〇〇の取り組みを拝見したのですが」と切り出すと、相手が話しやすくなります。
質問は、答えが「はい」「いいえ」で終わらないものを選びます。相手が自分の言葉で話し始めると、課題が自然に見えてきます。
リサーチメモの残し方
調べた内容は、1枚のメモにまとめておきます。項目は、事業の特徴、最近の動き、聞きたい質問の3つだけです。
商談のあと、実際に聞けたことをその横に書き足します。これを続けると、次回以降のリサーチがぐっと速くなります。
メモはあくまで自分のための道具です。立派にまとめようとせず、箇条書きで十分と割り切ると、続けられます。
よくある疑問
Q:AIにはどんな資料を渡せばいいですか。
A:公式サイトの会社概要や、決算の概要など、公開されている文章です。一度に長すぎる分量を貼らず、章ごとに分けると要約の質が安定します。
Q:リサーチ時間はどのくらいが適切ですか。
A:初回商談なら15〜30分くらいで十分と考えています。調べすぎて、肝心の質問づくりの時間が減る方がもったいないです。
Q:AIの要約を、そのまま資料にしてもいいですか。
A:おすすめしません。必ず元の資料で数字と表記を確認し、自分の言葉に直してから使ってください。
Q:相手が上場していない会社の場合はどうしますか。
A:公式サイトのお知らせや、採用ページ、取材記事などが材料になります。決算がない分、事業の言葉を丁寧に拾うのがコツです。
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まとめ
商談前のリサーチは、公開資料の要約と質問づくりをAIに手伝ってもらうと、15分に収まります。事実の確認は、必ず自分で元の資料に戻って行いましょう。
「書かれていないことはわからないと答えて」という一文と、数字の再確認。この2つが、安心して使うための決まりごとです。
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