営業リストを英語で作る時のポイント|直訳NGな項目と海外流フォーマット

こんにちは、ヒロです。

結論

営業リストを英語で作るときに押さえておきたいのは、日本語のリストをそのまま直訳しないことです。項目名や記載の粒度は、海外の商習慣に合わせて調整する必要があります。

今回は、海外向けの営業リストを初めて任されたときに戸惑った経験と、そこから見つけたポイントを紹介します。国内営業しか経験がなかった自分にとって、この違いに気づくまでには数回の手戻りがありました。

なぜ直訳ではうまくいかないのか

自分が最初に作った英語の営業リストは、日本語版の項目をそのまま英訳しただけのものでした。「会社名」「担当者名」「訪問日」といった項目をそのままCompany Name、Contact Person、Visit Dateと直訳し、これで問題ないだろうと思っていました。

しかし海外の同僚に見せたところ、「この項目だけだと商談の温度感がわからない」と指摘されました。

理由を聞くと、海外の営業現場では日本以上に「今どのステージにいる見込み客か」を示すステータス管理が重視される傾向があるとのことでした。日本語のリストでは訪問履歴を時系列で並べれば十分でも、英語の営業リストでは進捗ステータスを明確に区分することが期待されていたのです。

日本語版と英語版、項目の違い

実際にやってみた具体例

そこで、AIに一般的な英語圏の営業リストのフォーマットを聞き、自分の業務に合わせて項目を組み直しました。

Lead Status（見込み客の進捗）、Last Contact Date（最終接触日）、Next Action（次のアクション）といった項目を新たに加えたところ、海外チームとの情報共有がスムーズになりました。

また、備考欄の書き方にも工夫が必要でした。日本語では「検討中、来月再訪問予定」のように簡潔にまとめがちですが、英語では主語と動詞をはっきりさせないと意図が伝わりにくいと指摘されました。

「Client is reviewing the proposal internally; follow up scheduled for next month.」のように、誰が何をしているかを明確に書く習慣をAIに添削してもらいながら身につけていきました。

海外チームとのやり取りで気づいたこと

フォーマットを整えた後も、海外チームとのやり取りを続ける中で新しい気づきがありました。それは、更新の頻度に対する感覚の違いです。日本では週単位でリストを更新する習慣がありましたが、海外の同僚からは「もっとリアルタイムで更新してほしい」と言われることがありました。

スピード感を合わせるため、商談が終わったその場でAIに要点を伝え、英語の一文にまとめてもらってからリストに反映する流れを作りました。この一手間のおかげで、海外チームからの信頼度も上がり、共同での提案がスムーズに進むようになりました。

フォーマットを整備して得られた副次的な効果

営業リストのフォーマットを整え直したことで、思わぬ副次的な効果もありました。それは、リストを見返すだけで自分自身の商談の流れを振り返りやすくなったことです。Lead StatusやNext Actionの項目が整理されていることで、後から見返しても「なぜこの判断をしたか」が思い出しやすくなりました。

また、新しく海外案件を担当することになったメンバーへの引き継ぎもスムーズになりました。以前は口頭での説明に頼っていた部分が、リストを見るだけである程度状況を把握してもらえるようになったのは、想定していなかった大きなメリットでした。

よくある質問

Q. 英語の営業リストを作るのにAI以外のツールは必要ですか？
A. 自分はExcelやスプレッドシートをベースに、項目設計と文章の添削にAIを使っています。特別なツールを新しく導入する必要はありませんでした。

Q. 海外チームの商習慣はどう確認すればいいですか？
A. 自己流で進めず、最初の数回は実際に海外チームに見せてフィードバックをもらうのが一番確実です。自分もそうやって項目を修正していきました。

Q. 英語に自信がなくても任されたらどうすればいいですか？
A. 完璧な英文を最初から目指す必要はありません。AIに下書きを手伝ってもらいながら、実際に使う中で自分の言葉として定着させていくのが現実的だと感じています。

まとめ

営業リストを英語で作るときは、日本語版をそのまま直訳するのではなく、進捗ステータスなど海外の商習慣で重視される項目を意識して組み直すことが大切です。備考欄も主語と動詞を明確にして書くことで、海外チームとの情報共有がぐっとスムーズになります。

営業リストは単なる管理ツールではなく、チーム全体の情報共有の質を左右する重要な資産だと改めて感じています。細部への配慮の積み重ねが、海外チームとの信頼構築につながっていくはずです。