こんにちは、ヒロです。
英文メールって、日本語メールより緊張しますよね。ちょっとした表現の違いで失礼に受け取られることもあって、毎回時間がかかっていました。ChatGPTを使ってから、その悩みがかなり楽になりました。
コツ①：状況を具体的に伝える
「英文メールを書いて」だけでは、汎用的な文章しか出てきません。以下の情報をセットで伝えます。
- 送る相手（取引先の誰？関係性は？）
- メールの目的（お礼？謝罪？提案？）
- 伝えたい内容（箇条書きでOK）
- 文体（フォーマル？カジュアル？）
例：「アメリカの取引先バイヤーへ、納期が2週間遅れることをお詫びするフォーマルなメール。理由は部品調達の遅延。代替案として追加割引を提案する。」
コツ②：複数パターンを出してもらう
「3パターン出して」と頼むと、異なるトーンや表現の選択肢が得られます。そこから自分に合うものを選んで微調整する方が、1つだけ出してもらって修正するより効率的です。
コツ③：送る前に「ネイティブ目線でチェック」を頼む
書いた英文をChatGPTに貼り付けて「このメールを受け取ったネイティブがどう感じるか、改善点を教えて」と頼みます。文法的に正しくても、ニュアンスが失礼な場合を事前にチェックできます。
すぐ使えるプロンプトテンプレート
「以下の条件で英文メールを3パターン作ってください。送る相手：○○。目的：△△。伝えたい内容：□□。文体：フォーマル。」
まとめ
英文メールの苦手意識は、道具を使えば解決できます。ChatGPTを「英文メールのプロフェッショナルパートナー」として使い始めてください。