こんにちは、ヒロです。
「英語でメールを書かないといけないけど、正しい表現がわからない」。海外赴任したばかりのころ、私は1通のメールに1時間かけていました。
結論から言うと、ChatGPTに「宛先・内容・トーン」の3つを伝えれば、ビジネス英語メールのたたき台は30秒ほどで作れます。この記事では、そのまま使えるプロンプト、シーン別の例文10選、よく使うフレーズ20選をまとめました。
ChatGPTで英文メールを作る基本プロンプト
「以下の内容で英文ビジネスメールを書いてください。
・宛先：[相手の役職・関係性]
・内容：[メールの要旨]
・トーン：[フォーマル/カジュアル]
・長さ：[短め/標準/長め]」ポイントは「関係性」を書くことです。初めての相手なのか、毎週やり取りしている担当者なのかで、ふさわしい書き出しや締めがかなり変わります。
シーン別・英文メール例文10選
① 初回挨拶メール
Subject: Introduction - [Your Name] from [Company]
Dear Mr./Ms. [Last Name],
I hope this email finds you well. My name is [Name], and I am [Position] at [Company].
I am reaching out to introduce myself and explore potential opportunities for collaboration between our organizations.
I would welcome the chance to schedule a brief call at your convenience.
Best regards,
[Your Name]② 打ち合わせの依頼
Subject: Meeting Request - [Topic]
Dear [Name],
I would like to request a meeting to discuss [topic].
Would you be available for a 30-minute call on [date] at [time]?
Alternatively, please suggest a time that works best for you.
Thank you for your consideration.
Best regards,
[Your Name]③ 資料送付メール
Subject: [Document Name] as Requested
Dear [Name],
Please find attached the [document] you requested.
Should you have any questions or need additional information, please don't hesitate to contact me.
Best regards,
[Your Name]④ お礼メール
Subject: Thank You for [Meeting/Your Time]
Dear [Name],
Thank you for taking the time to meet with me today.
I found our discussion very valuable and look forward to [next steps].
Best regards,
[Your Name]⑤ お詫びメール
Subject: Apology for [Issue]
Dear [Name],
I sincerely apologize for [the inconvenience/delay/error].
We take full responsibility for this matter and are taking immediate steps to resolve it.
Once again, I apologize for any inconvenience caused.
Sincerely,
[Your Name]⑥ 返信の催促(リマインド)
Subject: Follow-up on [Topic]
Dear [Name],
I just wanted to follow up on my previous email regarding [topic].
Could you let me know your thoughts by [date]?
Thank you, and I look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name]⑦ 日程の変更依頼
Subject: Request to Reschedule Our Meeting
Dear [Name],
Unfortunately, something has come up and I will not be able to attend our meeting on [date].
Would it be possible to move it to [new date/time]?
I apologize for the short notice.
Best regards,
[Your Name]⑧ 見積もり・資料の依頼
Subject: Request for Quotation - [Product/Service]
Dear [Name],
We are interested in [product/service] and would appreciate it if you could send us a quotation for [quantity].
Please also let us know the estimated delivery time.
Best regards,
[Your Name]⑨ 納期遅延の連絡
Subject: Update on Delivery Schedule
Dear [Name],
I am writing to inform you that the delivery of [item] will be delayed until [new date] due to [reason].
We are doing our best to minimize the impact and will keep you updated.
Best regards,
[Your Name]⑩ 不在・休暇の連絡
Subject: Out of Office from [date] to [date]
Dear [Name],
Please note that I will be out of the office from [date] to [date].
For urgent matters, please contact [colleague] at [email address].
Best regards,
[Your Name]ChatGPTで英文メールを添削する方法
「以下の英文メールを添削してください。
・文法ミスを修正してください
・より自然なビジネス英語の表現に直してください
・改善点も教えてください
[英文をここに貼り付け]」私がよく追加するのは、「相手に失礼に聞こえる部分があれば指摘して」という一文です。直訳調のメールで取引先に「少しきつく聞こえる」と言われた経験があるので、今は必ず入れています。
よく使うビジネス英語フレーズ20選
| 日本語 | 英語表現 |
|---|---|
| お世話になっております | I hope this email finds you well. |
| よろしくお願いします | Thank you for your cooperation. |
| ご確認ください | Please find the attached... |
| 折り返し連絡します | I will get back to you shortly. |
| ご不便をおかけして申し訳ありません | I apologize for any inconvenience. |
| ご検討のほどよろしくお願いします | I look forward to your consideration. |
| 詳細は添付をご確認ください | Please refer to the attached document for details. |
| またご連絡します | I will follow up with you soon. |
| ご返信ありがとうございます | Thank you for your prompt reply. |
| 念のため確認させてください | Just to confirm, ... |
| ご都合のよい日時を教えてください | Please let me know what time works best for you. |
| ご質問があればお知らせください | Please let me know if you have any questions. |
| 早めにご返信いただけると助かります | I would appreciate your early reply. |
| 返信が遅くなりすみません | Sorry for the late reply. |
| ご指摘ありがとうございます | Thank you for pointing that out. |
| 社内で確認します | I will check internally and get back to you. |
| 承知しました | Noted, thank you. |
| 引き続きよろしくお願いします | I look forward to continuing to work with you. |
| ご協力に感謝します | I appreciate your support. |
| 取り急ぎご連絡まで | I just wanted to give you a quick update. |
AIで英文メールを作るときの注意点
- 社名・個人名・金額など、社外秘の情報はそのまま貼り付けない
- 日付や数字はAIが書き換えてしまうことがあるので、送信前に必ず見直す
- 丁寧すぎる文面になりやすいので、親しい相手には少し短く削る
私は一度、AIが「Friday」を「Thursday」に書き換えたのに気づかず送ってしまい、会議の日程がずれかけたことがあります。それ以来、日付と数字だけは指差し確認しています。
よくある質問
Q. 英文メールは無料のChatGPTでも作れる?
A. 作れます。ビジネスメール程度の長さなら、無料版でも十分なたたき台が出てきます。
Q. 「お世話になっております」は英語で何と書く?
A. 決まった直訳はありません。初めての相手なら「I hope this email finds you well.」、やり取りが続いている相手なら「Thank you for your email.」で始めるのが自然です。
Q. AIが作ったメールをそのまま送っても大丈夫?
A. 文法はほぼ問題ありませんが、日付・数字・固有名詞は必ず自分で確認してください。相手との関係に合った丁寧さかどうかも、最後は自分で判断するのが安全です。
まとめ
- ChatGPTに「宛先・内容・トーン」を伝えれば、英文メールのたたき台は30秒で作れる
- シーン別の例文をひな形にして、自分の言葉で少し手直しする
- 日付・数字・固有名詞は送信前に必ず自分で確認する
丁寧に断るメールはビジネス英語メールで使える「丁寧な断り方」フレーズ集、理由の伝え方は英語で「なぜなら」を自然に使う言い方で詳しく紹介しています。