こんにちは、ヒロです。
営業をやっていると避けて通れないのが、テレアポリストの作成です。地味に時間がかかるこの作業を、AIを使って効率化できないか試してみました。今回はその実践レポートをお届けします。
結論：リスト作成の下準備がAIでかなり時短できる
結論から言うと、テレアポリストを作る際の情報整理や優先順位のたたき台作りといった下準備の部分は、AIを使うことで大幅に時短できました。ただし、最終的な精査は自分の目で行う必要があり、AIはあくまで「準備を早めるための道具」という位置づけです。
なぜAIでリスト作成を効率化しようと思ったのか
自分の会社では、月初に新規のテレアポリストを作る作業があり、業界情報や企業規模を調べながら手作業でリストを整えるのに毎回半日近くかかっていました。この時間を少しでも減らせれば、実際の架電にもっと時間を使えると思い、AIツールを取り入れてみることにしました。
実際にやってみたことと感じた効果
最初に試したのは、業界のリストアップです。「製造業向けに営業をかけたい」という条件をAIに伝えると、想定されるターゲット業種や、アプローチする際に意識すべきポイントの案をいくつか提示してくれました。ゼロから自分で業界研究をするより、たたき台があることで考える時間を大幅に短縮できたのは大きな収穫でした。
次に、既存の顧客リストと新規リストを突き合わせて、重複を洗い出す作業もAIに任せてみました。表記ゆれ（会社名の書き方の違いなど）まで丁寧に拾ってくれたのは想像以上で、手作業では見落としていたであろう重複もいくつか見つかりました。この作業だけでも、以前は1時間近くかかっていたのが15分程度まで縮まっています。
一方で、アポの優先順位づけについては、AIの提案をそのまま採用することはしませんでした。過去の商談履歴や担当者との関係性など、数字だけでは表せない情報が優先順位には大きく影響するため、AIが出してくれた案を参考にしつつ、最終的な順番は自分の経験で調整しています。ここを完全にAI任せにしてしまうと、せっかく積み上げてきた関係性を無視したアプローチになりかねないと感じたためです。
また、リストに含まれる個人情報や取引先の機密情報の取り扱いには特に注意しています。AIツールに渡すデータは、社内のルールに沿って個人が特定される情報を伏せた状態で使うようにしており、便利さと情報管理のバランスを意識するようにしています。効率化を優先するあまり、情報管理がおろそかになっては本末転倒だと考えているためです。
時短できた時間で何をするようになったか
リスト作成の時間が浮いたことで一番変わったのは、架電前の準備にかけられる時間が増えたことです。以前はリスト作りに時間を取られて、いざ電話をかける段階になっても相手企業についての事前情報が薄いまま架電することが多くありました。今はAIで時短できた分、相手企業のニュースやIR情報などをひと目通してから電話をかけられるようになり、会話の中で相手の状況に合わせた提案がしやすくなったと感じています。単にリストを早く作れるようになっただけでなく、その先の営業活動全体の質が上がったことが、自分にとって一番の収穫でした。
同僚にもこのやり方を共有したところ、「リスト作りが苦手で後回しにしがちだった」という声が多く、チーム全体でAIを使った下準備の型を共有する動きにもつながりました。個人の工夫が、チームの動き方を変えるきっかけになったのは嬉しい誤算でした。今では月初のリスト作成は当たり前のようにAIを使う流れになっていて、以前のように半日がかりだった作業を思うと、この変化の大きさをあらためて実感しています。地味な作業だからこそ後回しにされがちですが、こうした裏方の効率化こそがチーム全体の成果につながるのだと、身をもって感じた経験でした。派手さはなくても、日々の積み重ねを効率化することが、結果的に営業成績にもじわじわと効いてくるのだと実感しています。今後は他のチームにもこのやり方を共有し、部署全体の業務効率化につなげていきたいと考えています。小さな時短の積み重ねが、部署全体で見れば大きな時間の余裕を生み出すはずだと信じています。地道な工夫の共有こそが、チーム全体の営業力の底上げにつながると考えています。
まとめ
テレアポリスト作成の下準備は、AIを使うことで作業時間を大幅に短縮できます。ただし、優先順位づけのような経験や関係性が関わる判断は、自分自身で行うことが大切です。情報管理に気をつけながら、単純作業からAI活用を始めてみることをおすすめします。