AIで会議のスケジュール調整を効率化する方法、営業職の自分が試した話

こんにちは、ヒロです。

結論:AIに候補日程の整理を任せると、会議調整のメール往復が激減する

複数人が絡む会議の日程調整は、手作業でやると驚くほど時間を取られます。自分はAIに候補日をリストアップさせるようになってから、調整メールの往復が半分以下になりました。

営業職なので社内外を合わせると週に何本も会議調整をこなします。今回は自分が実際にやっている方法と、途中でハマった失敗を正直に紹介します。

特に月末月初は商談・社内会議・打ち合わせが重なりやすく、以前は調整だけで1日の作業時間の一部が消えていました。今はその時間をほぼ他の業務に回せています。

会議のスケジュール調整に時間を取られる理由

参加者が3人を超えると、全員の空き時間を突き合わせるだけで一苦労です。誰か一人の予定が変わるたびに、候補日を全部組み直す羽目になります。

さらに社外の相手が絡むと、相手の会社の休業日や慣習まで考慮する必要があります。自分だけの都合では決められないので、確認のやり取りがどうしても増えてしまいます。

以前は候補日を3つ出して、返信が来るたびに手作業で空き状況を照合していました。参加者が増えるほど、この照合作業がボトルネックになっていたのです。

候補日をExcelやメモ帳に手打ちで書き出していた頃は、転記ミスで二重登録してしまうこともありました。地味な作業ほど、疲れているときにミスが出やすいと痛感しています。

実際にAIで会議調整をやってみた

今は自分のスケジュールと相手の希望条件をAIに伝えて、候補日を機械的に洗い出してもらっています。「平日午後・60分・来週中」のように条件を伝えるだけで、候補が数秒で出てきます。

最初は条件を曖昧に伝えてしまい、休憩時間や移動時間にかぶる候補まで提案されて困ったことがありました。今は「移動30分を空ける」など、暗黙の前提まで具体的に伝えるようにしています。

候補日をリスト化した後は、そのままメール文面の下書きまでAIに作らせています。AIで名刺管理・人脈管理を効率化する方法で紹介した方法と同じく、営業の細かい事務作業をAIに寄せる発想です。

調整が終わって会議が始まった後の記録づくりについてはDoraverseで議事録を要約する方法でも書きました。調整から実施後の記録まで、一連の流れでAIに任せられる部分は多いと感じています。

候補日を出すだけでなく「相手に失礼にならない断り方」まで一緒に文面化してくれるのも助かっています。候補が合わなかったときの再提案文を考える手間がなくなりました。

調整以外にも効いてきた副次効果

候補日を出す作業に悩まなくなったことで、会議そのものの準備に使える時間が増えました。以前は調整で疲れ切って、本題の準備が雑になることもありました。

また、候補日をあらかじめ複数パターン用意しておく癖がついたことで、相手から急な日程変更を打診されても慌てずに対応できるようになりました。

会議調整でAIを使うときによくある疑問

Q. 相手の予定まではAIにはわからないのでは?

A. その通りです。AIが整理するのはあくまで自分側の候補日です。相手には整理済みの候補を提示し、選んでもらう形にすると往復が減ります。

Q. 社外の相手にAIを使っていると気づかれない?

A. 候補日を出す作業を効率化しているだけなので、特に問題になったことはありません。文面は最後に自分の言葉に整えてから送っています。

Q. ツールを使い分ける必要はある?

A. 自分は候補日整理と文面作成を1つのツールで完結させています。切り替えの手間がないぶん、途中で作業が止まりにくいです。

Q. 急な予定変更にも対応できる?

A. 変更後の条件を伝え直すだけで候補が出てくるので、最初からやり直すよりずっと早く再調整できます。

Q. 上司や役員が絡む会議でも使える?

A. 使えます。ただし相手が目上の人の場合は、AIが作った文面をそのまま送らず、言葉遣いを一度自分で見直すようにしています。

まとめ

会議のスケジュール調整は、条件を明確にしてAIに候補日を出させるだけで往復が大きく減ります。最初は条件の伝え方でつまずきましたが、慣れれば数秒で終わる作業です。

調整に使っていた時間は、他の営業活動に回せるようになりました。次に会議調整で消耗しそうになったら、まず条件を書き出してAIに任せてみてください。

地味な作業ほど積み重なると負担が大きくなります。小さな効率化でも、続けていけば1日、1週間単位で見える差になると実感しています。