結論：NotebookLMは「資料の山」を整理する営業職の強い味方
結論から言うと、NotebookLMに自社の提案資料や過去の議事録をまとめて読み込ませておくと、必要な情報を探す時間がほとんどなくなります。自分は営業職として毎週何十枚もの資料に目を通していますが、NotebookLMを使い始めてから「あの資料どこだっけ」と探す時間が激減しました。この記事では、NotebookLMの基本的な使い方と、自分が実際に営業資料整理に使ってみて感じたメリット・注意点を体験談として紹介します。
理由：資料が増えるほど「探す時間」が仕事を圧迫していた
自分の場合、担当している取引先だけで10社以上あり、それぞれに提案資料・見積もり・議事録・メールのやり取りが積み重なっていきます。以前はこれをフォルダ分けとファイル名でなんとか管理していたのですが、正直言って限界がありました。「先月の提案資料、条件をどう書いていたか」を確認するだけで15分近くかかることもあり、地味にストレスでした。さらに困っていたのが、資料をまたいだ確認です。「この取引先とはこれまでどんな話をしてきたか」を把握するには複数のファイルを開いて突き合わせる必要があり、慣れているはずの自分でも毎回同じような時間を使っていました。
NotebookLMはアップロードした資料をAIが読み込み、その内容をもとに要約したり質問に答えたりしてくれるツールです。人間が資料を読み返す代わりに、AIに「聞く」ことで時間を圧縮できるという発想が、自分の悩みにぴったりはまりました。ファイル名や保存場所を覚えておく必要がなくなり、「そういえばあの話どうだったか」と思った瞬間にすぐ確認できる安心感は、実際に使ってみるまで想像していなかった効果でした。
具体例：実際にやってみた3つの使い方
1. 過去の提案資料をまとめて読み込ませる
まず、ある取引先に関する過去半年分の提案資料をPDFでまとめてアップロードしました。その後「この取引先に過去どんな提案をしてきたか時系列で教えて」と聞いてみると、資料をまたいで内容を整理して答えてくれたのには驚きました。自分で読み返せば1時間はかかっていた作業が、5分程度で済みました。時系列でまとめてもらったことで、提案内容がどう変化してきたかという流れまで見えるようになり、次の提案を考えるうえでの材料にもなりました。
2. 議事録を読み込ませて要点だけ抽出する
会議の議事録は書いた本人以外読み返さないことも多いのですが、NotebookLMに読み込ませておくと「決定事項だけ教えて」「次回までの宿題は何だったか」と聞くだけで該当箇所を教えてくれます。上司への報告前にざっと見返すのに重宝しています。複数回の会議をまたいで「これまでの宿題で未完了のものは何か」を聞いた時には、自分でも見落としていたタスクを指摘してもらえたこともありました。
3. 質問形式で理解を深める
資料を要約させるだけでなく、あえて「この提案のリスクは何だと思う?」と聞いてみたこともあります。資料に書かれている情報の範囲内での回答ではありますが、自分では気づかなかった視点が返ってくることもあり、提案前の見直しに役立ちました。ただし、NotebookLMはあくまで読み込ませた資料の中身をベースに回答するツールなので、資料に書かれていない外部の最新情報までは答えてくれません。そこは他のAIツールと使い分ける必要があると感じています。
4. 部署内で共有してみた反応
あまりに便利だったので、同じチームの後輩にも軽く紹介してみました。最初は半信半疑だった様子でしたが、実際に自分の担当先の資料を読み込ませて質問してみせると、「これなら引き継ぎの時にも使えそう」と食いついてきました。特に異動や引き継ぎのタイミングでは、過去の経緯を一から資料で追うのが大変な作業になりがちです。NotebookLMに一通りの資料を読み込ませておけば、後任者が質問形式で経緯を把握できるようになるので、今後はチームの資料整理の一部として取り入れていきたいと考えています。個人の時短だけでなく、チーム全体の引き継ぎコストを下げる使い方にも可能性を感じました。
注意点
取引先の機密情報を扱う場合は、アップロードする資料の範囲や社内のルールを必ず確認してから使うようにしています。便利さに気を取られて情報管理がおろそかにならないよう、自分なりに気をつけているポイントです。また、NotebookLMだけに頼りきるのではなく、資料そのものを整理する習慣も並行して続けることで、AIが読み込みやすい形を保つことも意識しています。
🛒 この記事を読んだ方におすすめ
まとめ
NotebookLMを使い始めてから、営業資料を「探す」時間が大きく減り、その分お客様との商談準備に時間を使えるようになりました。資料が多くて困っている営業職の方には、まず過去の提案資料をひとまとめにして読み込ませてみることをおすすめします。資料整理の次は、資料の中のデータをどう見せるかという工夫も欠かせません。次はグラフ作成にAIを使った話も紹介しているので、あわせて読んでみてください。