こんにちは、ヒロです。
結論から言うと、AIを使えば週報・月報は10分以内で完成します。しかも、以前より読みやすく、上司の反応も良くなりました。具体的な方法を紹介します。
なぜ報告書作成にAIが有効なのか
報告書が時間かかる理由は「何を書けばいいかの整理」と「文章化」の2段階があるからです。AIはこの2つを同時にやってくれます。自分がやるのは「今週の出来事を箇条書きにする」だけでいい。
週報作成のプロンプト
以下を入力するだけです。
「営業職の週報を作ってください。今週の内容：①商談3件実施、②新規アポ5件獲得、③提案書2件提出。課題：価格交渉が難航している案件あり。来週の予定：役員プレゼン1件、フォロー訪問4件。読む相手は営業部長です。PREP法で、結論から書いてください。」
これだけで、構成のしっかりした週報が30秒で出てきます。
月報は週報の積み上げで作る
毎週の週報をChatGPTに保存しておき、月末に「この4週分の週報をまとめて月報を作ってください」と頼むだけです。数字の集計・成果の整理・課題の分析まで、AIがやってくれます。
実際に使ってみた結果
以前は週報に30〜40分かかっていました。今は箇条書きのメモを作るのに5分、AIに入力して確認・修正に5分、合計10分以内で完成します。上司から「最近の週報、読みやすいね」と言われました。
まとめ
週報・月報はAIに任せられる最も典型的な業務のひとつです。今週から試してみてください。毎週30分節約できれば、年間で25時間以上が浮きます。その時間を副業や英語学習に使えます。