ChatGPTで仕事が速くなる使い方5選｜営業職が毎日使って効いた方法

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こんにちは、ヒロです。

正直に言います。ChatGPTを使い始めたとき、「すごいけど、自分の仕事には関係ないかな」と思っていました。営業職って、結局は人対人。AIに何ができるの？って。

でも3か月本気で使い続けたら、考えが完全に変わりました。結論から言うと、ChatGPTは「最初の60点」を一瞬で作ってくれる作業アシスタントとして使うと、仕事が目に見えて速くなります。

この記事では、私が毎日使って効果を実感した5つの使い方と、短縮できた時間、そのまま使えるプロンプト例を紹介します。

ChatGPTで速くなった仕事と短縮時間【一覧】

まずは全体像です。私の業務でどれくらい時間が減ったかを表にしました。あくまで私の場合の目安ですが、イメージはつかめると思います。

①メールの「下書き」を秒速で作る

営業の仕事って、1日に何十通もメールを書きます。お礼、提案、アポ取り、お詫び……。これが地味に時間を食うんですよね。

今は「○○さんへのお礼メール。商談で△△の話が出た。次のステップは□□の提案」と箇条書きで入力するだけ。丁寧な文章が出てくるので、あとは自分の言葉に微調整するだけです。これで1日30分は取り戻せています。

②議事録を「要約」してもらう

会議のメモをそのままChatGPTに貼り付けて「決定事項・課題・次のアクションに分けて議事録にして」と頼むと、きれいに整理してくれます。

以前は会議後に30分かけて書いていた議事録が、5〜10分で終わるように。上司に「最近議事録が読みやすい」と言われて、ちょっと複雑な気持ちでした(笑)。

ただし、社外秘の情報や個人名をそのまま入力するのは避けています。会社のルールを確認し、伏せ字にするなどの工夫は必須です。

③提案書の「骨格」を作る

新しいお客さんへの提案書、何から書けばいいか迷うことってありませんか。ChatGPTに「業種・課題・提案したい商品」を伝えると、構成案を出してくれます。

ゼロから考えるのと、骨格があってそれを肉付けするのとでは、スピードがまったく違います。私は出てきた構成に、お客さんとの会話で聞いた生の声を足していく使い方をしています。

④調べ物の「最初の一歩」に使う

知らない業界の知識を短時間で頭に入れたいとき、「初心者にわかりやすく、5つのポイントで教えて」と聞くのが最速です。検索して何ページも読み比べる時間が大幅に減ります。

ただし、数字や法律、最新の情報は必ず一次情報で確認します。ChatGPTはもっともらしい間違いを答えることがあるからです。ここは鉄則にしています。

⑤「どう言えばいいか」を相談する

これが意外と一番使えます。難しいお客さんへの断り方、交渉の切り返し、上司への報告の仕方……。言葉に悩んだとき、状況を話すと複数の言い方を出してくれます。

最終的には自分の言葉で話します。でも選択肢があるだけで、気持ちがずいぶん楽になるんです。商談前の夜に一人で悩む時間が減ったのは、本当に助かりました。

そのまま使えるプロンプト例

5つの使い方それぞれで、私がよく使っている指示文を紹介します。[ ]の中を自分の状況に置き換えて使ってみてください。

プロンプトの書き方のコツは、ChatGPTのプロンプトの書き方で私が変えた3つのコツで詳しく書いています。

ChatGPTを仕事で使うときの注意点

便利な分、注意点もあります。私が気をつけていることは3つです。

• 社外秘や個人情報は入力しない(会社のルールを必ず確認する)
• 数字・法律・最新情報は一次情報で裏取りする
• 出てきた文章をそのまま使わず、自分の言葉と経験を足す

特に3つ目は大事です。AIの文章はどこか無難で、相手の心に残りにくい。最後のひと手間で、自分らしさを足すようにしています。

ChatGPTの仕事での使い方に関するよくある質問

Q. ChatGPTは無料版でも仕事が速くなりますか？

メールの下書きや要約なら、無料版でも十分効果を感じられます。使う頻度が増えて回数制限が気になってきたら、有料プランを検討するくらいでいいと思います。

Q. 仕事でChatGPTを使うのは会社的に問題ありませんか？

会社によってルールが違います。利用が認められているか、入力してよい情報の範囲はどこまでかを、事前に確認してから使いましょう。

Q. どの使い方から始めるのがおすすめですか？

メールの下書きです。毎日発生する作業なので効果を実感しやすく、失敗しても自分で直せばいいので、リスクも小さいです。

まとめ：ChatGPTは「最初の60点」を作る相棒

ChatGPTは「すごいAI」ではなく「優秀な作業アシスタント」だと思うと使いやすくなります。完璧な答えを求めず、自分の作業の最初の60点を一瞬で作ってもらう感覚です。

まだ使ったことがない方は、まずメールの下書きから試してみてください。きっと「もっと早く使えばよかった」と思うはずです。