営業資料のPDFを要約・整理する作業をDoraverseに任せたら残業が減った話

こんにちは、ヒロです。

営業の仕事をしていると、商品資料や契約書、業界レポートなど、大量のPDFを読み込む場面が多くあります。以前は、これを1つずつ目で読んで要点をメモしていたのですが、量が多い時期は、これだけで残業が発生していました。

結論

結論から言うと、PDF資料の要約・整理作業をDoraverseに任せるようにしたら、残業時間がかなり減りました。「読む」作業をAIに任せて、自分は「判断する」作業に集中する、という分担にしたのが効果的でした。

理由：読む作業と判断する作業は、同じ脳の使い方ではない

資料を読み込む作業は、地味に集中力を消耗します。しかも、読んだ内容をどう活かすかという「判断」の前段階に過ぎません。この前段階に時間を取られすぎると、本当に重要な「お客さんにどう提案するか」を考える時間が削られてしまいます。

Doraverseに資料をアップロードして要約してもらうことで、この「読む」作業の負担を大きく減らし、自分は要約された内容をもとに判断する作業だけに集中できるようになりました。

具体例：実際の使い方

商品のスペック資料や競合の比較資料など、20〜30ページのPDFをDoraverseにアップロードし、「営業提案に使えるポイントを3つに絞って要約して」と頼みます。すると、要点が整理された状態で返ってくるので、そこから自分の言葉で提案書に落とし込むだけで済むようになりました。

以前は1つの資料を読むのに30分かかっていたのが、今は要約を読むだけで5分程度。複数の資料を扱う日でも、トータルの作業時間が大幅に短縮されました。

残業時間が減ったことで気持ちにも余裕が出た

残業が減ったことで、家に帰る時間が早くなり、妻や娘との時間も増えました。仕事の効率化というと「成果を出すため」というイメージが強いですが、実際には「家族との時間を守るため」という側面が、自分にとっては一番大きなモチベーションになっています。

導入前に感じていた「丸投げへの不安」

正直に言うと、最初はAIに資料の要約を任せることに少し抵抗がありました。「重要な情報を読み落とすのではないか」「AIの解釈が間違っていたらどうしよう」という不安があったからです。最初の数回は、AIの要約と自分で読んだ内容を突き合わせて確認していました。

結果として、要約の精度は十分実用的なレベルで、見落としもほとんどありませんでした。今では、重要な契約書など特に正確性が求められる資料だけは自分でも目を通し、それ以外の参考資料はAIの要約をベースに進めるという使い分けをしています。すべてを任せきりにするのではなく、資料の重要度に応じて使い分けるのがコツだと感じています。

チームの資料共有にも応用している

最近は、チーム内で共有する業界レポートなども、Doraverseで要約してから「3行サマリー」として共有するようにしています。これによって、忙しいメンバーも資料の要点だけはすぐにキャッチアップできるようになり、チーム全体の情報共有のスピードも上がったと感じています。

個人の作業効率化だけにとどめず、チーム全体の仕組みに落とし込めたのは、想像していなかった嬉しい副産物でした。1人で抱えていた「資料を読む負担」を、AIを介してチーム全体で軽くできるという発想は、今後も色々な場面に応用できそうだと感じています。

今後は、議事録の要約や、過去の提案書のパターン分析など、さらに活用範囲を広げていきたいと考えています。1つのツールを使いこなせるようになると、次に「これもAIに任せられないか」と考える癖がついてくるのも、地味ながら大きな変化だと感じています。

まとめ

資料を「読む」作業をAIに任せ、自分は「判断する」作業に集中する分担にしたことで、残業時間を大きく減らせました。大量の資料に追われている方は、一度PDFの要約をAIに任せてみることをおすすめします。