こんにちは、ヒロです。
営業職をやっていると、毎週のように社内会議や商談前のミーティングがあります。正直、この「会議の準備」が地味に時間を奪っていく存在でした。資料を一から作る、話す内容を整理する、想定質問を考える……。気づくと準備だけで1時間以上かかっていることもありました。
目次
結論
結論から言うと、会議の準備でChatGPTに「叩き台」を作ってもらうようにしたら、準備時間がだいたい3分の1まで短縮されました。ゼロから考えるのではなく、すでにある骨格を直す作業に変えたことが大きかったです。
理由：ゼロから作るのと、直すのは負荷が全然違う
人間の脳は「何もないところから何かを生み出す」作業に一番エネルギーを使うと言われています。逆に「すでにあるものを直す・整える」作業は、比較的少ない負荷でできます。会議資料も同じで、構成案や話の流れがすでにある状態から始めると、驚くほどスムーズに進みます。
ChatGPTに「会議の目的・参加者・伝えたい結論」の3点を伝えるだけで、構成案のたたき台を作ってくれます。あとはそれを自分の言葉や社内の事情に合わせて調整するだけなので、作業のハードルが一気に下がりました。
具体例：実際に使っているプロンプト
私が実際によく使うのは、「今週の営業会議で、新規開拓の進捗を報告する。聞き手は部長と同僚3人。結論は『A社との商談が進んでいるが、価格面で交渉中』。この内容で会議資料の構成案を作って」というような頼み方です。
これだけで「現状報告」「課題」「次のアクション」という流れの骨格ができあがります。あとは具体的な数字や社内用語を自分で当てはめていくだけ。以前は資料作りに1時間かかっていたのが、今は20分程度で済むようになりました。
想定質問の準備にも使える
会議で一番怖いのは、想定外の質問でうまく答えられないことです。これも事前にChatGPTに「この内容を発表したら、どんな質問が来そうか」と聞いておくと、3〜5個の想定質問を出してくれます。実際の会議でも、その中の質問が出ることが多く、落ち着いて答えられるようになりました。
準備不足で焦る、という会議前の嫌な緊張感が減ったのは、地味に大きな変化です。
同僚にも勧めてみたら、反応は意外と分かれた
この方法を同僚にも紹介してみたところ、反応は2つに分かれました。すぐに取り入れて「本当に時間が減った」と喜んでくれる人と、「AIに任せるのは手抜きっぽくて気が引ける」と感じる人です。私自身も最初は同じような抵抗感がありました。
でも実際にやってみると、最終的に話す内容や言葉を選ぶのは自分です。AIが作るのはあくまで「骨格」であって、そこに自分の経験や判断を乗せていく作業は変わりません。むしろ、骨格作りに時間を使わなくなった分、内容を練る時間が増えたという感覚の方が強いです。手抜きではなく、時間の配分を変えただけだと今は考えています。
資料の「見やすさ」も同時に改善した
もう1つの収穫は、ChatGPTに構成案を作ってもらう過程で、資料の見せ方そのものも整理されるようになったことです。「結論を最初に書く」「箇条書きで要点を絞る」といった基本的なことを、AIが自然とやってくれるので、自分の資料作りの癖も見直すきっかけになりました。上司からの資料への評価も、以前より良くなったように感じています。
振り返ると、私はずっと「資料作りは一人で黙々とやるべき作業」だと思い込んでいました。でも実際には、最初の構成案を作る部分はAIに任せて十分なんです。自分が本当に時間をかけるべきなのは、現場のリアルな情報や、お客さんの反応といった、AIには分からない部分だけ。この役割分担に気づけたことが、会議準備だけでなく、他の資料作成全般への向き合い方を変えるきっかけになりました。
会議の種類によって使い方を少し変えているのもポイントです。社内向けの軽い報告会議なら、ほぼAIの構成案そのままで済みますが、お客さんが絡む重要な会議では、AIの構成案をベースにしつつ、過去のやり取りや業界特有の事情を自分でしっかり加筆するようにしています。場面に応じて、AIに任せる範囲を調整する感覚が大切だと感じています。
まとめ
会議準備は「ゼロから作る」のではなく、「AIに叩き台を作ってもらい、直す」作業に変えるだけで、時間も心理的な負担も大きく減らせます。会議準備に時間がかかりすぎていると感じている方は、まず一度ChatGPTに構成案を作ってもらうところから試してみてください。